PEMBERKASAN ARSIP

A. DEFINISI PEMBERKASAN ARSIP
Surat adalah alat komunikasi kedinasan secara tertulis. Dalam bahasa Inggris disebut Letter.
Filling adalah suatu surat masuk dan surat keluar, kedua tersebut menjadi penuh dan akan menjadi arsip.
Pemberkasan arsip (Filling) adalah penyusunan file secara sistematis, logis, kronologis sesuai metode pemberkasan agar arsip cepat, tepat, akurat untuk dapat ditemukan kembali.
Sistem pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan arsip secara sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang telah direncanakan. Termasuk proses penentuan indeks, kode penyusunan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila diperlukan.

B. PROSES PEMBERKASAN ARSIP
Proses pemberkasan arsip dilakukan sebagai berikut :
1. Surat-surat yang akan diberkaskan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan.
2. Jika ada surat-surat yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip dan setiap berkas diberi nomor urut.
3. Sebaiknya dalam satu map berisi 1 berkas.
4. Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah, Biasanya sekat kelompok tersier berwarna merah.
5. Di depannya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat kelompok Sekunder mempunyai tab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat Kelompok Primer). Biasanya sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau.
6. Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada ujung kiri. Kelompojk primer ini berisi Pokok Masalah. Biasanya sekat kelompok primer berwarna putih. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada KLASIFIKASI ARSIP. Sekat atau guide ini terbuat dari karton tebal tujuannya agara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang meninol yang disebut TAB.
7. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip.
8. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet.
9. Setiap Filling Cabinet diberi nama.
10. Begitu juga lacinya diberi nama.
11. Setiap tahun kita buat daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di paling depan.

C. SARANA PEMBERKASAN ARSIP
Di dalam pemberkasan arsip membutuhkan sarana, sarana pemberkasan arsip yaitu :
1. Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5. 000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
2. Sekat (Guide)
Mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan mempermudah untuk menentukan lokasi arsip secara tepat dan cepat. Jenis : primer, sekunder dan tersier.
a) Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak)
b) Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaan sekat.
1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).
2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
3) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah).
 Guide dan Filling Kabinet disatukan menjadi Arrangement Filling.
3. Folder
Folder adalah suatu tempat untuk menyimpan ataupun menampung file-file, baik itu file sistem maupun file data atau dokumen.
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.  Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja.  Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical.  Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.  Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.  Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
4. Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab atau guide. Label yang dipergunakan sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah rusak, mudah dihapus dengan tidak meninggalkan bekas dan mudah dibaca karena berwarna terang.
5. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).  Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.  Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.  Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
6. Tanda Keluar/Out Indicator
Tanda Keluar/Out Indicator Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar). Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).
D. Metode Pemberkasan Arsip
Pemberkasan arsip mempunyai beberapa metode, berikut ini adalah metode pemberkasan arsip :
1. Sistem Pemberkasan Arsip Menurut Alphabet (Abjad)
Sistem  penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z.
2. Sistem Pemberkasan Menurut Abjad subjek
Berkas subjek dikenal pula dengan nama berkas data, eksekutif, informasi, ataupun topic. Pemilihan subjek yang baik memerlukan :
a) Kesepakatan dalam tajuk subjek yang akan digunakan oleh semua pemakai berkas.
b) Keluwesan untuk pengembangan dalam subjek yang dipilih dan penerimaan subjek baru.

c) Kesederhanaan sehingga pemakai berkas dapat memahami sistem.

3. Sistem Pemberkasan Menurut Numerik

Contoh : cek atau kuitansi yang sudah bernomor.

Pada sistem numeric, arsip dinamis disusun menurut urutan bilangan.

a) Serial atau berurut

Sistem pemberkasan menurut sistem berurut merupakan sistem pemberkasan numeric yang paling sederhana.

b) Duplex atau sistem penomoran tak berurutan

Adalah sistem penomoran yang tidak memiliki urutan logis. Apabila memiliki urutan logis, nomor yang mengikuti nomor lainnya  dalam blok lainnya dihilangkan.

c) Terminal digit

d) Midle-digit (digit di tengah)

4. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Kode 

Sistem  penyimpanan arsip menurut nomor berkode berarti warkat-warkat yang diterima suatu organisasi disimpan menurut nomor urut dan abjad. Sistem penyimpanan warkat ini dipakai terutama untuk warkat-warkat mengenai suatu pokok soal utama (misalnya proses pembangunan gedung) yang kemudian berkembang tahap demi tahap (misalnya mulai dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan tembok dan pemasangan atap). Misalnya warkat dengan nomor 1, 2, 2A, 2B, 2C, 3A, 3B, 3C, 4, 4A, 4B, 4C, 4D, 4E, 4F, dan seterusnya.

5. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Alphanumeric (Abjad Bernomor)

Sistem penyimpanan arsip menurut Alphanumeric (abjad bernomor) ini berarti warkat yang telah dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah maupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3, dan seterusnya sampai Z1, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya.

6. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal 

Sistem  penyimpanan arsip menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan ataupun sub masalah/sub urusan yang tertera didalamnya.

7. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal 

Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut.  Sistem  ini biasanya dipakai untuk warkat-warkat yang penyimpanannya memerlukan jangka waktu tertentu untuk pemakaian kembali. Misalnya suatu tagihan peminjaman uang, kartu peminjaman arsip, kartu peminjaman buku pada perpustakaan dan lain-lain. 

8. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah 

Sistem  penyimpanan arsip menurut wilayah berarti warkat yang diterima oleh suatu organisasi menurut pembagian suatu daerah tertentu seperti Pulau, Kepulauan, Propinsi, Kabupaten, Kotamadya, Kota, Kecamatan, Desa, Kampung, Rukun Tetangga. Pada tiap satuan daerah tertentu diatas disusun warkat-warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama organisasi, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut abjad agar pada saat penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat. 

E. Pedoman Arsip

Dalam pelaksanaan pemberkasan arsip, arsip juga mempunyai pedoman yaitu NSPK. Nilai, Standar, Prosedur, dan Kriteria. NSPK ini memuat tentang sarana pemberkasan, prosedur pemberkasan, dan tenaga pelaksana pemberkasan nonformal maupun informal. Dalam penerapan petunjuk pelaksanaan pemberkasan arsip disesuaikan dengan kondisi unit kerja masing-masing terhadap hal-hal yang spesifik.

F. Contoh sistem Filliing di rumah sakit, bank, dan sekolah

1. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di rumah sakit

Agar arsip mudah ditemukan, berikut ini adalah beberapa metode untuk menemukan arsip agar mudah ditemukan :

a) Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.

b) Membuat sistem  penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.

Berikut pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori terkait, yaitu :

a) Membuat sistem penyimpanan dilihat dari segi lokasi yang sesuai dengan rumah sakit tersebut yaitu:

1) Sistem penyimpanan sentralilsasi

Adalah Pemusatan pengurusan atau pengelolaan  arsip yang ada di dalam organisasi. Dalam hal ini, Suatu organisasi yang menerapkan sentralisasi memiliki satu unit kearsipan yang mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus melaksanakan tugas pengurusan arsip untuk kebutuhan seluruh unsur unit kerja organisasi.

2) Sistem penyimpanan desentralisasi

Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan kearsipan kepada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.

3) Sistem penyimpanan kombinasi

Merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan dan memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri di kendali pusat unit kearsipan.

Dari ketiga sistem penyimpanan arsip tersebut masing masing memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. Jadi, untuk masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat dipilih adalah cara sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisah-pisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.

b) Membuat sistem  penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut. Menataan atau sistem penjajaran arsip:

1) Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas berdasarkan urutan abjad.

2) Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang berdasarkan urutan peristiwa / kejadian.

3) Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan urutan nomer dari arsip atau  berkas rekam medis itu sendiri.

4) Sistem Wilayah (Geographic Filing System )

Merupakan jenis penjajaran arsip atau rekam medis berdasarkan wilayahnya atau asal arsip tersebut.

5) Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan masalah atau kasus atau penyakit dari suatu pasien dalam hal ini adalah rekam medis.

2. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di BANK

Pelaksanaan penyimpanan kegiatan arsip merupakan kegiatan penyimpanan informasi arsip sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat. Berikut salah satu sistem pemberkasan arsip di Bank :

a) Arsip yang disimpan dan dikelola di Pusat Penyimpanan Arsip disebut sebagai arsip. Yang didesentralisasikan PPA adalah Gedung   atau   bangunan   yang   dipergunakan  secara khusus untuk menyimpan dan memelihara arsip inaktif dan dikelola sesuai dengan ketentuan..

b) Arsip   yang   disimpan   dan   dikelola   di   Unit   Kerja dan Ruang   Penyimpanan   Arsip (RPA) disebut sebagai arsip yang didesentralisasi. Ruang Penyimpanan Arsip (RPA) adalah Ruang atau tempat khusus arsip semiaktif yang dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c) Dimanapun dan dalam bentuk apapun baik softcopy maupun hardcopy arsip disimpan atau siapapun yang menyimpannya maka   setiap prosedur harus diikuti secara seragam, sejak arsip siap untuk disimpan sampai pada proses pemusnahan arsip. 

d) Untuk   mencapai   keseragaman   dalam   menjalankan Pedoman   Manajemen   Kearsipan, Pimpinan Unit Kerja Kearsipan diberi wewenang untuk menjalankan control yang terkendali.

3. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di sekolah

Agar arsip mudah ditemukan, berikut ini adalah beberapa metode untuk menemukan arsip agar mudah ditemukan :

a) Kegiatan penerimaan surat masuk dan keluar dilakukan dengan dua cara pengagendaan yaitu dengan pengagendaan dalam bentuk file komputer dan penulisan dalam buku agenda. 

b) Melampirkan Lembar Disposisi dalam surat masuk,

c) Pemberian nomor dilakukan setelah pengagendaan.

d) Pendistribusian surat keluar menggunakan buku ekpedisi jika surat tersebut penting.

e) Surat Keterangan dikeluarkan oleh kepala sekolah.

f) Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggolongkan berdasarkan jenis arsip.