Manajemen Kearsipan

Kalau dilihat dari sejarah arsip, keberadaannya diperkirakan sudah ada sejak peradaban Yunani kuno yaitu abad IV dan V SM. Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “Archeon”, berarti “Balai kota”. Archeon dibuat karena ketika masyarakat Athena menyimpan dokumen-dokumen berharga di kuil dewa ibu yaitu Metroon, yang terletak di sebelah balai pengadilan alun-alun kota Athena dan berkaitan dengan sistem pemerintahan, lalu dikembangkan ke Amerika Latin. Eksistensi arsip terus berkembang hingga sekarang ini. Berarti sejak beribu-ribu tahun yang lalu arsip sudah dimanfaatkan dan dianggap sebagai salah satu sumber kebudayaan sangat penting bagi kehidupan manusia secara universal. Arsip dalam Bahasa Belanda menyebutnya “Archief” sekitar Abad 17, sedangkan dalam Bahasa Inggris “Archive”. Arsip itu berkaitan, tidak dapat dipisahkan dari sistem pemerintahannya. Jadi, contohnya seperti pada zaman purbakala tidak ada arsip, tetapi hanya ada arca, artefak, dll. Beberapa contoh arsip pada masa kerajaan, yaitu surat-surat raja, surat-surat dari kerajaan, dan maklumat-maklumat raja. Lain halnya dengan para karangan Mpu seperti kitab Negarakertagama, itu bukan contoh arsip melainkan sebuah karya. Karya para Mpu itu merupakan karya literer document. Sedangkan arsip sendiri merupakan private document. Lembaga arsip sendiri pertama kal didirikan di Perancis.

Peraturan Perundang-undangan Tentang Kearsipan :
1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
3. UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Unsur-unsur dari definisi Arsip diatas adalah :
1. Rekaman kegiatan atau peristiwa (Recorded Information)
2. Dalam bentuk dan format sesuai perintah tuntutan perkembangan IPTEK
3. Dibuat dan diterima (Penciptaan Arsip)
4. Pencipta Arsip (Creating Agency)

Dari unsur-unsur diatas dapat dijabarkan sebagai berikut, yaitu :
1. Kegiatan adalah sesuatu yang dilakukan di organisasi dan peristiwa adalah sesuatu yang tidak bisa kita prediksi, tetapi dapat dibuktikan melalui rekaman. Recorded Information itu harus jelas sumber utamanya. Recorded Information memiliki berbagai kegiatan diantaranya :
a) Kegiatan jurnalis wartawan
b) Kegiatan selfie di handphone
c) Pantauan dari CCTV
d) Penggunaan satelit

2. Dalam bentuknya arsip dibagi menjadi 2, yaitu :
a) Tekstual/Konvensional : Kertas
b) Media baru, yaitu :
• Microfilm
• Foto
• Video
• Audio
• Chips
• Flashdisk
• Harddisk
• Bentuk CD
Dalam formatnya arsip banyak sekali

3. Proses penciptaan arsip ada di sistem pemerintahan, bahan-bahannya meliputi :
a) Tugas pokok, kewenangan (rumah dalam sistem pemerintahan yang bersumber dari UU). Prosesnya dimulai dari tata naskah, pengurusan surat, pemberkasan arsip, penataan dan penyimpanan, dan penyusutan.

4. Pencipta Arsip (Creating Agency), meliputi :
a. Lembaga Negara
b. Pemerintah Daerah
c. Lembaga Pendidikan
d. Perusahaan
e. Organisasi Masyarakat
f. Organisasi Politik
g. Perseorangan

Arsip mempunyai nilai guna, nilai guna adalah nilai yang dikandung di dalam arsip berdasarkan isi, nilai guna dibagi menjadi 2, yaitu :
1) Nilai Primer
Nilai arsip yang berdasarkan penciptaannya saja.
2) Nilai Sekunder
Nilai guna yang sudah keluar dari aslinya/penciptaannya.

Ilmu arsip sama dengan informasi. Maksudnya adalah bahwa semua arsip itu merupakan informasi, tetapi tidak semua informasi itu adalah arsip. Informasi yang terekam adalah arsip. Informasi adalah tanda, simbol, bentuk, dan peristiwa yang memiliki makna dan dapat dimengerti oleh banyak orang.

Dokumen adalah segala sesuatu informasi yang direkam, dikumpulkan, dikertas, kemudian ditempatkan dan dipresentasikan. Dokumen terdiri dari 3 jenis berdasarkan bentuk fisiknya, yaitu :
1) Dokumen Korporil
Dokumen yang berupa benda bersejarah dan dokumen ini dikumpulkan atau disimpan di museum.
2) Dokumen Literer
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam dan dikumpulkan atau disimpan di perpustakaan.
3) Dokumen Private
Dokumen yang berupa surat atau arsip dan disimpan dengan sistem kearsipan.