Manajemen Kearsipan

Kalau dilihat dari sejarah arsip, keberadaannya diperkirakan sudah ada sejak peradaban Yunani kuno yaitu abad IV dan V SM. Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “Archeon”, berarti “Balai kota”. Archeon dibuat karena ketika masyarakat Athena menyimpan dokumen-dokumen berharga di kuil dewa ibu yaitu Metroon, yang terletak di sebelah balai pengadilan alun-alun kota Athena dan berkaitan dengan sistem pemerintahan, lalu dikembangkan ke Amerika Latin. Eksistensi arsip terus berkembang hingga sekarang ini. Berarti sejak beribu-ribu tahun yang lalu arsip sudah dimanfaatkan dan dianggap sebagai salah satu sumber kebudayaan sangat penting bagi kehidupan manusia secara universal. Arsip dalam Bahasa Belanda menyebutnya “Archief” sekitar Abad 17, sedangkan dalam Bahasa Inggris “Archive”. Arsip itu berkaitan, tidak dapat dipisahkan dari sistem pemerintahannya. Jadi, contohnya seperti pada zaman purbakala tidak ada arsip, tetapi hanya ada arca, artefak, dll. Beberapa contoh arsip pada masa kerajaan, yaitu surat-surat raja, surat-surat dari kerajaan, dan maklumat-maklumat raja. Lain halnya dengan para karangan Mpu seperti kitab Negarakertagama, itu bukan contoh arsip melainkan sebuah karya. Karya para Mpu itu merupakan karya literer document. Sedangkan arsip sendiri merupakan private document. Lembaga arsip sendiri pertama kal didirikan di Perancis.

Peraturan Perundang-undangan Tentang Kearsipan :
1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
3. UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Unsur-unsur dari definisi Arsip diatas adalah :
1. Rekaman kegiatan atau peristiwa (Recorded Information)
2. Dalam bentuk dan format sesuai perintah tuntutan perkembangan IPTEK
3. Dibuat dan diterima (Penciptaan Arsip)
4. Pencipta Arsip (Creating Agency)

Dari unsur-unsur diatas dapat dijabarkan sebagai berikut, yaitu :
1. Kegiatan adalah sesuatu yang dilakukan di organisasi dan peristiwa adalah sesuatu yang tidak bisa kita prediksi, tetapi dapat dibuktikan melalui rekaman. Recorded Information itu harus jelas sumber utamanya. Recorded Information memiliki berbagai kegiatan diantaranya :
a) Kegiatan jurnalis wartawan
b) Kegiatan selfie di handphone
c) Pantauan dari CCTV
d) Penggunaan satelit

2. Dalam bentuknya arsip dibagi menjadi 2, yaitu :
a) Tekstual/Konvensional : Kertas
b) Media baru, yaitu :
• Microfilm
• Foto
• Video
• Audio
• Chips
• Flashdisk
• Harddisk
• Bentuk CD
Dalam formatnya arsip banyak sekali

3. Proses penciptaan arsip ada di sistem pemerintahan, bahan-bahannya meliputi :
a) Tugas pokok, kewenangan (rumah dalam sistem pemerintahan yang bersumber dari UU). Prosesnya dimulai dari tata naskah, pengurusan surat, pemberkasan arsip, penataan dan penyimpanan, dan penyusutan.

4. Pencipta Arsip (Creating Agency), meliputi :
a. Lembaga Negara
b. Pemerintah Daerah
c. Lembaga Pendidikan
d. Perusahaan
e. Organisasi Masyarakat
f. Organisasi Politik
g. Perseorangan

Arsip mempunyai nilai guna, nilai guna adalah nilai yang dikandung di dalam arsip berdasarkan isi, nilai guna dibagi menjadi 2, yaitu :
1) Nilai Primer
Nilai arsip yang berdasarkan penciptaannya saja.
2) Nilai Sekunder
Nilai guna yang sudah keluar dari aslinya/penciptaannya.

Ilmu arsip sama dengan informasi. Maksudnya adalah bahwa semua arsip itu merupakan informasi, tetapi tidak semua informasi itu adalah arsip. Informasi yang terekam adalah arsip. Informasi adalah tanda, simbol, bentuk, dan peristiwa yang memiliki makna dan dapat dimengerti oleh banyak orang.

Dokumen adalah segala sesuatu informasi yang direkam, dikumpulkan, dikertas, kemudian ditempatkan dan dipresentasikan. Dokumen terdiri dari 3 jenis berdasarkan bentuk fisiknya, yaitu :
1) Dokumen Korporil
Dokumen yang berupa benda bersejarah dan dokumen ini dikumpulkan atau disimpan di museum.
2) Dokumen Literer
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam dan dikumpulkan atau disimpan di perpustakaan.
3) Dokumen Private
Dokumen yang berupa surat atau arsip dan disimpan dengan sistem kearsipan.

Budaya Organisasi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

ANDINI THOYYIBAH RIANA

170103150002

UNIVERSITAS PADJAJARAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penulisan

Manusia sebagai makhluk sosial pada dasarnya mempunyai sifat untuk bersosialisasi, bekerja sama, dan membutuhkan keberadaan manusia lainnya. Untuk itu keberadaan sebuah organisasi sangat diperlukan sebagai suatu wadah yang dapat menghimpun dan mempermudah manusia dalam bersosialisasi dan bekerja sama. Organisasi merupakan suatu sarana yang beranggotakan orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Menurut Robbins, organisasi merupakan “..Consciously coordinated social entity with a relatively identifiable boundary, that functions on a relatively continuous basis to acnieve a common goals or a set of goals”,  Robbins mengemukakan bahwa organisasi merupakan entitas sosial. Unit-unit dari organisasi terdiri atas orang atau sekelompok orang yang saling berinteraksi. Interaksi tersebut terkoordinasi secara sadar artinya dikelola dalam upaya mencapai tujuannya (Wirawan,2007: 2).

Setiap organisasi memiliki ciri khas yang membedakannya dengan organisasi lain, ciri khas ini menjadi identitas bagi organisasi. Ciri khas inilah yang dinamakan budaya organisasi. Budaya organisasi mengacu pada hubungan yang unik dari norma-norma, nilai-nilai, kepercayaan dan cara berperilaku yang menjadi ciri bagaimana kelompok dan individu dalam menyelesaikan sesuatu. Budaya organisasi mengandung nilai-nilai yang harus dipahami, dijiwai, dan dipraktikkan bersama oleh semua individu/kelompok yang terlibat didalamnya.Budaya berhubungan dengan bagaimana organisasi membangun komitmen mewujudkan visi, memenangkan hati pelanggan, mementingkan persaingan, dan membangun kekuatan perusahaan, menurut Huntington, budaya menentukan kemajuan setiap organisasi, tidak peduli apapun jenis organisasi tersebut (Zebua, 2009: 3-4). Budaya organisasi dibentuk dari filosofi organisasi dan nilai-nilai yang dianut oleh sumber daya manusia di dalam organisasi, akan tetapi peran dari pimpinan atau top manajemen sangat besar dalam pembentukan budaya organisasi.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Budaya Organisasi

Budaya organisasi adalah suatu nilai-nilai yang dipercayai sehingga menjadi karakteristik yang diberikan anggota kepada suatu organisasi. Budaya organisasi merupakan lingkungan internal suatu organisasi karena keragaman budaya yang ada dalam suatu organisasi sama banyaknya dengan jumlah individu yang ada dalam organisasi tersebut sehingga budaya organisasi sebagai pemersatu budaya-budaya yang ada pada diri individu untuk menciptakan tindakan yang dapat diterima dalam organisasi. Budaya organisasi berarti suatu sistem nilai yang unik, keyakinan, dan norma-norma yang dimiliki secara bersama oleh anggota suatu organisasi. Budaya dapat menjadi suatu penyebab penting bagi keefektifan (Donnelly, Gibson, Ivancevich, 1996:41).

Menurut Peter F. Druicker dalam buku Robert G. Owens, Organizational Behavior in Education mengatakan bahwa pengertian budaya organisasi adalah pokok penyelesaian masalah-masalah eksternal dan internal yang pelaksanaannya dilakukan secara konsisten oleh suatu kelompok yang kemudian mewariskan kepada anggota-anggota baru sebagai cara yang tepat untuk memahami, memikirkan, dan merasakan terhadap masalah-masalah terkait seperti di atas. Jadi budaya organisasi adalah sekumpulan sistem nilai yang dipercayai oleh semua anggotanya yang membedakan organisasi itu dengan organisasi yang lain.

2.2. Karakteristik Budaya Organisasi

Stepen P. Robbins (Pabundu, 2010: 10-12) menyatakan ada 10 karakteristik yang apabila dicampur dan dicocokkan, akan menjadi budaya organisasi. Kesepuluh karakteristik budaya organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Inisiatif Individual, yaitu tingkat tanggung jawab, kebebasan, dan interdepedensi yang dipunyai individu.

2. Toleransi terhadap tindakan yang beresiko, yaitu sejauh mana para anggota organisasi dianjurkan untuk bertindak aktif, inovatif, dan mengambil resiko.

3. Pengarahan, yaitu sejauh mana organisasi tersebut menetapkan dengan jelas sasaran dan harapan mengenai prestasi.

4. Integrasi, yaitu sejauh mana unit-unit dalam organisasi didorong untuk bekerja dengan cara yang terkoordinasi.

5. Dukungan dari manajemen, yaitu sejauh mana para pemimpin memberi komunikasi yang jelas, bantuan serta dukungan terhadap bawahan mereka.

6. Control, yaitu jumlah peraturan dan pengawasan langsung yang digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan perilaku anggota organisasi.

7. Identitas, yaitu tingkat sejauh mana para anggota mengidentifikasikan dirinya secara keseluruhan dengan organisasinya daripada dengan kelompok kerja tertentu atau dengan keahlian profesional.

8. Sistem imbalan, yaitu sejauh mana alokasi imbalan (kenaikan gaji atau promosi jabatan) didasarkan atas kriteria prestasi sebagai kebalikan dari senioritas, sikap pilih kasih, dan sebagainya.

9. Toleransi terhadap konflik, yaitu tingkat sejauh mana para anggota organisasi didorong untuk mengemukakan konflik dan kritik secara terbuka.

10. Pola-pola komunikasi, yaitu tingkat sejauh mana komunikasi organisasi dibatasi oleh heararki kewenangan yang formal.

2.3 Proses Pembentukan Budaya Organisasi

Selanjutnya, tentang proses terbentuknya budaya dalam organisasi. Munculnya gagasan-gagasan atau jalan keluar yang kemudian tertanam dalam suatu budaya dalam organisasi bisa bermula  dari mana pun, dari perorangan atau kelompok, dari tingkat bawah atau puncak. Taliziduhu Ndraha (1997) menginventarisir sumber-sumber pembentuk budaya organisasi, diantaranya : (1) pendiri organisasi; (2) pemilik organisasi; (3) Sumber daya manusia asing; (4) luar organisasi; (4) orang yang berkepentingan dengan organisasi (stake holder); dan (6) masyarakat.  Selanjutnya dikemukakan  pula bahwa proses budaya dapat terjadi dengan cara: (1) kontak budaya; (2)  benturan budaya; dan (3)  penggalian budaya. Pembentukan budaya tidak dapat dilakukan dalam waktu yang sekejap, namun memerlukan waktu dan bahkan biaya yang tidak sedikit untuk dapat menerima nilai-nilai baru.

2.4 Fungsi Budaya Organisasi

Robbins (2001), fungi budaya organisasi sebagai berikut :

1. Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dengan yang lain.

2. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.

3. Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan diri individual seseorang.

4. Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.

5. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan.

Menurut Luthans (1998) budaya organisasi berfungsi :

1. Memberi sence of identity kepada anggota organisasi untuk memahami visi, misi, dan menjadi bagian integral dari organisasi.

2. Menghasilkan dan meningkatkan komitmen terhadap misi organisasi.

3. Memberikan arah dan memperkuat standar perilaku untuk mengendalikan pelaku organisasi agar melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang telah disepakati bersama.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Sejarah Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Sejarah pembentukan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat terjadi bersamaan dengan digulirkannya era otonomi daerah sebagai respons terhadap proses reformasi yang terjadi pada sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI), yang berubah dari sistem pemerintahan yang sentralistik ke desentralistik. Era otonomi daerah ditandai dengan diundangkannya UU No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan UU No. 25 Tahun 1999 tentang perimbangan keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah. Berdasarkan UU No. 22 Tahun 1999 wilayah NKRI dibagi dalam daerah Provinsi, kabupaten, dan daerah kota yang bersifat otonom, artinya daerah provinsi, kabupaten, dan daerah kota berwenang mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakasa sendiri berdasarkan aspirasi masarakat, dan masing – masing berdiri sendiri serta tidak mempunyai hubungan hierarki satu sama lain.

Berdasarkan UU No. 22 Tahun 1999 pasal 11 bidang pendidikan dan kebudayaan merupakan salah satu bidang pemerintah yang wajib dilaksanakan oleh daerah kabupaten dan daerah kota, namun berdasarkan pasal 9 ayat 2, kewenagan tersebut menjadi kewenangan provinsi sebagai daerah otonom, apabila kewenangan tersebut menjadi tidak atau belum dapat dilaksanakan daerah kabupaten dan daerah kota. Karena itu berdasarkan UU No.22 Tahun 1999 pasal 60, 61 dan 62 maka Pemerintah Provinsi Jawa Barat membentuk perangkat daerah yang disebut Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat sebagai unsur pelaksanaan Pemerintah Provinsi Jawa Barat dalam bidang pendidikan. Dinas ini dipimpin oleh Kepala Dinas Pendidikan yang diangkat oleh Gubernur Jawa Barat. Kepala Dinas Pendidikan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.Selain itu DISDIK JABAR mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan perumusan kebijakan teknis bidang pendidikan.

b. Menyelenggarakan koordinasi, pembinaan, pengendalian, fasilitasi dan pelaksanaan urusan pemerintah Daerah Provinsi di bidang pendidikan meliputi aspek kesekretariatan, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan tinggi, pendidikan khusus dan pendidikan layanan khusus. Serta pendidikan anak usia dini non formal dan informal. 

c. Perumusan kebijakan teknis operasional dibidang pendidikan.

3.2. Visi dan Misi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat 

Adapun visi dan misi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :

3.2.1 Visi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

  Visi Dinas Pendidikan Jawa Barat adalah Terwujudnya Pendidikan Maju di Jawa Barat guna membentuk SDM yang berkarakter, cerdas, mandiri, menguasai IPTEK dan berbasis budaya Jawa Barat. 

3.2.2 Misi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Berikut adalah Misi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat yaitu.

1. Meningkatkan sistem dan tata kelola atau manajemen pendidikan yang maju. 

2. Mengembangkan pendidikan karakter berbasis keluarga dan mayarakat.

3. Meningkatkan layanan pendidikan bermutu yang merata dan terjangkau untuk semua.

3.3 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Adapun struktur organisasi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut: Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang membawahi Sekretaris, Jabatan Fungsional, Kepala Bidang Pendidikan Dasar, Kepala Bidang Dikmenti, Kepala Bidang PLB, Kepala Bidang PNFI. Kemudian Sekretaris membawahi Kepala Subbag Perencanaan & Program, Kepala Subbag Keuangan dan Kepala Subbag Kepegawaian & Umum. Sub Bagian Kepegawaian Umum mempunyai sub dibawahnya yaitu Persuratan/Kearsipan, Kepegawaian, Poliklinik, Koperasi, Kendaraan, Humas & Hukum dimana penulis diberi kesempatan untuk melakukan praktek kerja lapangan, yang masing-masing sub bagian tersebut memiliki koordinator tersendiri didalamnya.

BAB IV

PENUTUP

Pada bab ini dipaparkan simpulan dan saran dari hasil wawancara dan pembahasan yang telah dilakukan oleh penulis. Simpulan dan saran ini didasarkan kepada pembahasan, seperti yang telah dipaparkan pada Bab III makalah ini.

4.1 Simpulan

Berdasarkan analisa tergambar dapat ditarik beberapa simpulan, yaitu diantaranya :

1. Bahwa pegawai telah memahami mengenai apa itu budaya organisasi dan pentingnya Budaya Organisasi di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat, 

2. Bahwa ada 8 karakteristik primer yang menentukan budaya organisasi pada dinas pendidikan provinsi Jawa Barat, yaitu (1) Pengarahan, (2) Integrasi, (3) Dukungan dari manajemen, (4) Control, (5) Identitas, (6) Sistem imbalan, (7) Toleransi terhadap konflik, dan (8) Pola komunikasi. Kelima karakteristik primer ini sudah ada dan menjadi perilaku bagi anggota organisasinya. Sedangkan 2 karakteristik primer lainnya yaitu (1) Inisiatif individu, (2) Toleransi terhadap resiko belum tampak menjadi perilaku anggota organisasi secara keseluruhan.

4.2 Saran

1. Disarankan kepada Disdik Provinsi Jabar untuk menyiapkan kotak saran sehubungan dengan upaya untuk menjaring informasi dari pegawai maupun masyarakat terkait dengan budaya organisasi.

Sumber :

Tika, 2010. Budaya Organisasi Dan Peningkatan Kinerja Perusahaan. Jakarta : Bumi Aksara.

Mangkunegara. 2005. Perilaku Dan Budaya Organisasi. Bandung : Rafika Aditama.

Riani, Asri, 2011. Budaya Organisasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Ndraha. Taliziduhu, 1997. Budaya Organisasi. Jakarta : Rineka Cipta,

Ginting, Seriwati. 2013. Karakteristik Budaya Organisasi Pada Dinas Pendidikan Pemuda Dan Olahraga Kota Cimahi. Program PascaSarjana Unpad Bandung : Disertasi.

Pratama, Yoga. 2012. Pengaruh Budaya Organisasi Terhadap Kinerja Pegawai Pada Kantor Kecamatan Nanggung Kabupaten Bogor. Program Sarjana Ekstensi UI Depok : Skripsi.

Meysusanto, Ferry. 2012. Laporan Praktek Kerja Lapangan Di Bagian Pendidikan Formal dan Informal (PNFI) Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat. Program Diploma UNIKOM Bandung : Praktek Kerja Lapangan