Andini Thoyyibah Riana Profile Video

PEMBERKASAN ARSIP

A. DEFINISI PEMBERKASAN ARSIP
Surat adalah alat komunikasi kedinasan secara tertulis. Dalam bahasa Inggris disebut Letter.
Filling adalah suatu surat masuk dan surat keluar, kedua tersebut menjadi penuh dan akan menjadi arsip.
Pemberkasan arsip (Filling) adalah penyusunan file secara sistematis, logis, kronologis sesuai metode pemberkasan agar arsip cepat, tepat, akurat untuk dapat ditemukan kembali.
Sistem pemberkasan adalah cara atau metode penyimpanan arsip secara sistematis ke dalam peralatan menurut aturan yang telah direncanakan. Termasuk proses penentuan indeks, kode penyusunan dan penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila diperlukan.

B. PROSES PEMBERKASAN ARSIP
Proses pemberkasan arsip dilakukan sebagai berikut :
1. Surat-surat yang akan diberkaskan (atau disimpan dalam filling cabinet) sudah mendapat Disposisi Simpan.
2. Jika ada surat-surat yang terkait digabungkan menjadi satu berkas, lalu beri klip dan setiap berkas diberi nomor urut.
3. Sebaiknya dalam satu map berisi 1 berkas.
4. Di depan berkas kita beri sekat kelompok tersier yang berisi Sub-sub Masalah, Biasanya sekat kelompok tersier berwarna merah.
5. Di depannya lagi kita beri sekat kelompok sekunder yang berisi Sub Masalah. Sekat kelompok Sekunder mempunyai tab ditengah (atau lebih kekanan daripada Sekat Kelompok Primer). Biasanya sekat kelompok sekunder primer berwarna hijau.
6. Dipaling depan kita beri sekat kelompok primer, sekat ini mempunyai tab pada ujung kiri. Kelompojk primer ini berisi Pokok Masalah. Biasanya sekat kelompok primer berwarna putih. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada KLASIFIKASI ARSIP. Sekat atau guide ini terbuat dari karton tebal tujuannya agara dapat berdiri tegak dan memiliki bagian yang meninol yang disebut TAB.
7. Arsip yang sudah tersimpan dalam satu berkas disimpan di map gantung arsip.
8. Setelah itu baru masukkan ke filling cabinet.
9. Setiap Filling Cabinet diberi nama.
10. Begitu juga lacinya diberi nama.
11. Setiap tahun kita buat daftar isi setiap laci, letakkan daftarnya di paling depan.

C. SARANA PEMBERKASAN ARSIP
Di dalam pemberkasan arsip membutuhkan sarana, sarana pemberkasan arsip yaitu :
1. Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5. 000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
2. Sekat (Guide)
Mengelompokkan arsip berdasarkan urutan abjad sehingga akan mempermudah untuk menentukan lokasi arsip secara tepat dan cepat. Jenis : primer, sekunder dan tersier.
a) Dibuat dari karton tebal (supaya dapat tegak)
b) Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaan sekat.
1) Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok primer (pokok masalah).
2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
3) Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah).
 Guide dan Filling Kabinet disatukan menjadi Arrangement Filling.
3. Folder
Folder adalah suatu tempat untuk menyimpan ataupun menampung file-file, baik itu file sistem maupun file data atau dokumen.
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.  Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja.  Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical.  Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.  Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.  Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
4. Label
Label adalah kertas yang ditempelkan di tab atau guide. Label yang dipergunakan sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah rusak, mudah dihapus dengan tidak meninggalkan bekas dan mudah dibaca karena berwarna terang.
5. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).  Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.  Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.  Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
6. Tanda Keluar/Out Indicator
Tanda Keluar/Out Indicator Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar). Adalah alat yang dipergunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Apabila yang dipinjam satu folder maka yang dipergunakan out guide, sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa lembar maka dipergunakan out sheet (lembar keluar).
D. Metode Pemberkasan Arsip
Pemberkasan arsip mempunyai beberapa metode, berikut ini adalah metode pemberkasan arsip :
1. Sistem Pemberkasan Arsip Menurut Alphabet (Abjad)
Sistem  penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z.
2. Sistem Pemberkasan Menurut Abjad subjek
Berkas subjek dikenal pula dengan nama berkas data, eksekutif, informasi, ataupun topic. Pemilihan subjek yang baik memerlukan :
a) Kesepakatan dalam tajuk subjek yang akan digunakan oleh semua pemakai berkas.
b) Keluwesan untuk pengembangan dalam subjek yang dipilih dan penerimaan subjek baru.

c) Kesederhanaan sehingga pemakai berkas dapat memahami sistem.

3. Sistem Pemberkasan Menurut Numerik

Contoh : cek atau kuitansi yang sudah bernomor.

Pada sistem numeric, arsip dinamis disusun menurut urutan bilangan.

a) Serial atau berurut

Sistem pemberkasan menurut sistem berurut merupakan sistem pemberkasan numeric yang paling sederhana.

b) Duplex atau sistem penomoran tak berurutan

Adalah sistem penomoran yang tidak memiliki urutan logis. Apabila memiliki urutan logis, nomor yang mengikuti nomor lainnya  dalam blok lainnya dihilangkan.

c) Terminal digit

d) Midle-digit (digit di tengah)

4. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Kode 

Sistem  penyimpanan arsip menurut nomor berkode berarti warkat-warkat yang diterima suatu organisasi disimpan menurut nomor urut dan abjad. Sistem penyimpanan warkat ini dipakai terutama untuk warkat-warkat mengenai suatu pokok soal utama (misalnya proses pembangunan gedung) yang kemudian berkembang tahap demi tahap (misalnya mulai dari pembuatan dasar bangunan sampai pembuatan tembok dan pemasangan atap). Misalnya warkat dengan nomor 1, 2, 2A, 2B, 2C, 3A, 3B, 3C, 4, 4A, 4B, 4C, 4D, 4E, 4F, dan seterusnya.

5. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Alphanumeric (Abjad Bernomor)

Sistem penyimpanan arsip menurut Alphanumeric (abjad bernomor) ini berarti warkat yang telah dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah maupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3, dan seterusnya sampai Z1, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya.

6. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal 

Sistem  penyimpanan arsip menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan ataupun sub masalah/sub urusan yang tertera didalamnya.

7. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal 

Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut.  Sistem  ini biasanya dipakai untuk warkat-warkat yang penyimpanannya memerlukan jangka waktu tertentu untuk pemakaian kembali. Misalnya suatu tagihan peminjaman uang, kartu peminjaman arsip, kartu peminjaman buku pada perpustakaan dan lain-lain. 

8. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah 

Sistem  penyimpanan arsip menurut wilayah berarti warkat yang diterima oleh suatu organisasi menurut pembagian suatu daerah tertentu seperti Pulau, Kepulauan, Propinsi, Kabupaten, Kotamadya, Kota, Kecamatan, Desa, Kampung, Rukun Tetangga. Pada tiap satuan daerah tertentu diatas disusun warkat-warkat yang bersangkutan dengan nama orang, nama organisasi, nama pokok soal, yang telah diurutkan menurut abjad agar pada saat penemuan kembali dapat dilakukan dengan cepat. 

E. Pedoman Arsip

Dalam pelaksanaan pemberkasan arsip, arsip juga mempunyai pedoman yaitu NSPK. Nilai, Standar, Prosedur, dan Kriteria. NSPK ini memuat tentang sarana pemberkasan, prosedur pemberkasan, dan tenaga pelaksana pemberkasan nonformal maupun informal. Dalam penerapan petunjuk pelaksanaan pemberkasan arsip disesuaikan dengan kondisi unit kerja masing-masing terhadap hal-hal yang spesifik.

F. Contoh sistem Filliing di rumah sakit, bank, dan sekolah

1. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di rumah sakit

Agar arsip mudah ditemukan, berikut ini adalah beberapa metode untuk menemukan arsip agar mudah ditemukan :

a) Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam medis dapat ditemukan dengan cepat.

b) Membuat sistem  penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut.

Berikut pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori terkait, yaitu :

a) Membuat sistem penyimpanan dilihat dari segi lokasi yang sesuai dengan rumah sakit tersebut yaitu:

1) Sistem penyimpanan sentralilsasi

Adalah Pemusatan pengurusan atau pengelolaan  arsip yang ada di dalam organisasi. Dalam hal ini, Suatu organisasi yang menerapkan sentralisasi memiliki satu unit kearsipan yang mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus melaksanakan tugas pengurusan arsip untuk kebutuhan seluruh unsur unit kerja organisasi.

2) Sistem penyimpanan desentralisasi

Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan kearsipan kepada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.

3) Sistem penyimpanan kombinasi

Merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan dan memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri di kendali pusat unit kearsipan.

Dari ketiga sistem penyimpanan arsip tersebut masing masing memiliki keunggulan dan kekurangan masing-masing. Jadi, untuk masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat dipilih adalah cara sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisah-pisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.

b) Membuat sistem  penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut. Menataan atau sistem penjajaran arsip:

1) Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas berdasarkan urutan abjad.

2) Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang berdasarkan urutan peristiwa / kejadian.

3) Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan urutan nomer dari arsip atau  berkas rekam medis itu sendiri.

4) Sistem Wilayah (Geographic Filing System )

Merupakan jenis penjajaran arsip atau rekam medis berdasarkan wilayahnya atau asal arsip tersebut.

5) Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)

Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan masalah atau kasus atau penyakit dari suatu pasien dalam hal ini adalah rekam medis.

2. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di BANK

Pelaksanaan penyimpanan kegiatan arsip merupakan kegiatan penyimpanan informasi arsip sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat. Berikut salah satu sistem pemberkasan arsip di Bank :

a) Arsip yang disimpan dan dikelola di Pusat Penyimpanan Arsip disebut sebagai arsip. Yang didesentralisasikan PPA adalah Gedung   atau   bangunan   yang   dipergunakan  secara khusus untuk menyimpan dan memelihara arsip inaktif dan dikelola sesuai dengan ketentuan..

b) Arsip   yang   disimpan   dan   dikelola   di   Unit   Kerja dan Ruang   Penyimpanan   Arsip (RPA) disebut sebagai arsip yang didesentralisasi. Ruang Penyimpanan Arsip (RPA) adalah Ruang atau tempat khusus arsip semiaktif yang dikelola sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

c) Dimanapun dan dalam bentuk apapun baik softcopy maupun hardcopy arsip disimpan atau siapapun yang menyimpannya maka   setiap prosedur harus diikuti secara seragam, sejak arsip siap untuk disimpan sampai pada proses pemusnahan arsip. 

d) Untuk   mencapai   keseragaman   dalam   menjalankan Pedoman   Manajemen   Kearsipan, Pimpinan Unit Kerja Kearsipan diberi wewenang untuk menjalankan control yang terkendali.

3. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di sekolah

Agar arsip mudah ditemukan, berikut ini adalah beberapa metode untuk menemukan arsip agar mudah ditemukan :

a) Kegiatan penerimaan surat masuk dan keluar dilakukan dengan dua cara pengagendaan yaitu dengan pengagendaan dalam bentuk file komputer dan penulisan dalam buku agenda. 

b) Melampirkan Lembar Disposisi dalam surat masuk,

c) Pemberian nomor dilakukan setelah pengagendaan.

d) Pendistribusian surat keluar menggunakan buku ekpedisi jika surat tersebut penting.

e) Surat Keterangan dikeluarkan oleh kepala sekolah.

f) Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggolongkan berdasarkan jenis arsip.

Manajemen Kearsipan

Kalau dilihat dari sejarah arsip, keberadaannya diperkirakan sudah ada sejak peradaban Yunani kuno yaitu abad IV dan V SM. Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “Archeon”, berarti “Balai kota”. Archeon dibuat karena ketika masyarakat Athena menyimpan dokumen-dokumen berharga di kuil dewa ibu yaitu Metroon, yang terletak di sebelah balai pengadilan alun-alun kota Athena dan berkaitan dengan sistem pemerintahan, lalu dikembangkan ke Amerika Latin. Eksistensi arsip terus berkembang hingga sekarang ini. Berarti sejak beribu-ribu tahun yang lalu arsip sudah dimanfaatkan dan dianggap sebagai salah satu sumber kebudayaan sangat penting bagi kehidupan manusia secara universal. Arsip dalam Bahasa Belanda menyebutnya “Archief” sekitar Abad 17, sedangkan dalam Bahasa Inggris “Archive”. Arsip itu berkaitan, tidak dapat dipisahkan dari sistem pemerintahannya. Jadi, contohnya seperti pada zaman purbakala tidak ada arsip, tetapi hanya ada arca, artefak, dll. Beberapa contoh arsip pada masa kerajaan, yaitu surat-surat raja, surat-surat dari kerajaan, dan maklumat-maklumat raja. Lain halnya dengan para karangan Mpu seperti kitab Negarakertagama, itu bukan contoh arsip melainkan sebuah karya. Karya para Mpu itu merupakan karya literer document. Sedangkan arsip sendiri merupakan private document. Lembaga arsip sendiri pertama kal didirikan di Perancis.

Peraturan Perundang-undangan Tentang Kearsipan :
1. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
2. PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN
3. UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Unsur-unsur dari definisi Arsip diatas adalah :
1. Rekaman kegiatan atau peristiwa (Recorded Information)
2. Dalam bentuk dan format sesuai perintah tuntutan perkembangan IPTEK
3. Dibuat dan diterima (Penciptaan Arsip)
4. Pencipta Arsip (Creating Agency)

Dari unsur-unsur diatas dapat dijabarkan sebagai berikut, yaitu :
1. Kegiatan adalah sesuatu yang dilakukan di organisasi dan peristiwa adalah sesuatu yang tidak bisa kita prediksi, tetapi dapat dibuktikan melalui rekaman. Recorded Information itu harus jelas sumber utamanya. Recorded Information memiliki berbagai kegiatan diantaranya :
a) Kegiatan jurnalis wartawan
b) Kegiatan selfie di handphone
c) Pantauan dari CCTV
d) Penggunaan satelit

2. Dalam bentuknya arsip dibagi menjadi 2, yaitu :
a) Tekstual/Konvensional : Kertas
b) Media baru, yaitu :
• Microfilm
• Foto
• Video
• Audio
• Chips
• Flashdisk
• Harddisk
• Bentuk CD
Dalam formatnya arsip banyak sekali

3. Proses penciptaan arsip ada di sistem pemerintahan, bahan-bahannya meliputi :
a) Tugas pokok, kewenangan (rumah dalam sistem pemerintahan yang bersumber dari UU). Prosesnya dimulai dari tata naskah, pengurusan surat, pemberkasan arsip, penataan dan penyimpanan, dan penyusutan.

4. Pencipta Arsip (Creating Agency), meliputi :
a. Lembaga Negara
b. Pemerintah Daerah
c. Lembaga Pendidikan
d. Perusahaan
e. Organisasi Masyarakat
f. Organisasi Politik
g. Perseorangan

Arsip mempunyai nilai guna, nilai guna adalah nilai yang dikandung di dalam arsip berdasarkan isi, nilai guna dibagi menjadi 2, yaitu :
1) Nilai Primer
Nilai arsip yang berdasarkan penciptaannya saja.
2) Nilai Sekunder
Nilai guna yang sudah keluar dari aslinya/penciptaannya.

Ilmu arsip sama dengan informasi. Maksudnya adalah bahwa semua arsip itu merupakan informasi, tetapi tidak semua informasi itu adalah arsip. Informasi yang terekam adalah arsip. Informasi adalah tanda, simbol, bentuk, dan peristiwa yang memiliki makna dan dapat dimengerti oleh banyak orang.

Dokumen adalah segala sesuatu informasi yang direkam, dikumpulkan, dikertas, kemudian ditempatkan dan dipresentasikan. Dokumen terdiri dari 3 jenis berdasarkan bentuk fisiknya, yaitu :
1) Dokumen Korporil
Dokumen yang berupa benda bersejarah dan dokumen ini dikumpulkan atau disimpan di museum.
2) Dokumen Literer
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam dan dikumpulkan atau disimpan di perpustakaan.
3) Dokumen Private
Dokumen yang berupa surat atau arsip dan disimpan dengan sistem kearsipan.

Budaya Organisasi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

ANDINI THOYYIBAH RIANA

170103150002

UNIVERSITAS PADJAJARAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penulisan

Manusia sebagai makhluk sosial pada dasarnya mempunyai sifat untuk bersosialisasi, bekerja sama, dan membutuhkan keberadaan manusia lainnya. Untuk itu keberadaan sebuah organisasi sangat diperlukan sebagai suatu wadah yang dapat menghimpun dan mempermudah manusia dalam bersosialisasi dan bekerja sama. Organisasi merupakan suatu sarana yang beranggotakan orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Menurut Robbins, organisasi merupakan “..Consciously coordinated social entity with a relatively identifiable boundary, that functions on a relatively continuous basis to acnieve a common goals or a set of goals”,  Robbins mengemukakan bahwa organisasi merupakan entitas sosial. Unit-unit dari organisasi terdiri atas orang atau sekelompok orang yang saling berinteraksi. Interaksi tersebut terkoordinasi secara sadar artinya dikelola dalam upaya mencapai tujuannya (Wirawan,2007: 2).

Setiap organisasi memiliki ciri khas yang membedakannya dengan organisasi lain, ciri khas ini menjadi identitas bagi organisasi. Ciri khas inilah yang dinamakan budaya organisasi. Budaya organisasi mengacu pada hubungan yang unik dari norma-norma, nilai-nilai, kepercayaan dan cara berperilaku yang menjadi ciri bagaimana kelompok dan individu dalam menyelesaikan sesuatu. Budaya organisasi mengandung nilai-nilai yang harus dipahami, dijiwai, dan dipraktikkan bersama oleh semua individu/kelompok yang terlibat didalamnya.Budaya berhubungan dengan bagaimana organisasi membangun komitmen mewujudkan visi, memenangkan hati pelanggan, mementingkan persaingan, dan membangun kekuatan perusahaan, menurut Huntington, budaya menentukan kemajuan setiap organisasi, tidak peduli apapun jenis organisasi tersebut (Zebua, 2009: 3-4). Budaya organisasi dibentuk dari filosofi organisasi dan nilai-nilai yang dianut oleh sumber daya manusia di dalam organisasi, akan tetapi peran dari pimpinan atau top manajemen sangat besar dalam pembentukan budaya organisasi.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Budaya Organisasi

Budaya organisasi adalah suatu nilai-nilai yang dipercayai sehingga menjadi karakteristik yang diberikan anggota kepada suatu organisasi. Budaya organisasi merupakan lingkungan internal suatu organisasi karena keragaman budaya yang ada dalam suatu organisasi sama banyaknya dengan jumlah individu yang ada dalam organisasi tersebut sehingga budaya organisasi sebagai pemersatu budaya-budaya yang ada pada diri individu untuk menciptakan tindakan yang dapat diterima dalam organisasi. Budaya organisasi berarti suatu sistem nilai yang unik, keyakinan, dan norma-norma yang dimiliki secara bersama oleh anggota suatu organisasi. Budaya dapat menjadi suatu penyebab penting bagi keefektifan (Donnelly, Gibson, Ivancevich, 1996:41).

Menurut Peter F. Druicker dalam buku Robert G. Owens, Organizational Behavior in Education mengatakan bahwa pengertian budaya organisasi adalah pokok penyelesaian masalah-masalah eksternal dan internal yang pelaksanaannya dilakukan secara konsisten oleh suatu kelompok yang kemudian mewariskan kepada anggota-anggota baru sebagai cara yang tepat untuk memahami, memikirkan, dan merasakan terhadap masalah-masalah terkait seperti di atas. Jadi budaya organisasi adalah sekumpulan sistem nilai yang dipercayai oleh semua anggotanya yang membedakan organisasi itu dengan organisasi yang lain.

2.2. Karakteristik Budaya Organisasi

Stepen P. Robbins (Pabundu, 2010: 10-12) menyatakan ada 10 karakteristik yang apabila dicampur dan dicocokkan, akan menjadi budaya organisasi. Kesepuluh karakteristik budaya organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Inisiatif Individual, yaitu tingkat tanggung jawab, kebebasan, dan interdepedensi yang dipunyai individu.

2. Toleransi terhadap tindakan yang beresiko, yaitu sejauh mana para anggota organisasi dianjurkan untuk bertindak aktif, inovatif, dan mengambil resiko.

3. Pengarahan, yaitu sejauh mana organisasi tersebut menetapkan dengan jelas sasaran dan harapan mengenai prestasi.

4. Integrasi, yaitu sejauh mana unit-unit dalam organisasi didorong untuk bekerja dengan cara yang terkoordinasi.

5. Dukungan dari manajemen, yaitu sejauh mana para pemimpin memberi komunikasi yang jelas, bantuan serta dukungan terhadap bawahan mereka.

6. Control, yaitu jumlah peraturan dan pengawasan langsung yang digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan perilaku anggota organisasi.

7. Identitas, yaitu tingkat sejauh mana para anggota mengidentifikasikan dirinya secara keseluruhan dengan organisasinya daripada dengan kelompok kerja tertentu atau dengan keahlian profesional.

8. Sistem imbalan, yaitu sejauh mana alokasi imbalan (kenaikan gaji atau promosi jabatan) didasarkan atas kriteria prestasi sebagai kebalikan dari senioritas, sikap pilih kasih, dan sebagainya.

9. Toleransi terhadap konflik, yaitu tingkat sejauh mana para anggota organisasi didorong untuk mengemukakan konflik dan kritik secara terbuka.

10. Pola-pola komunikasi, yaitu tingkat sejauh mana komunikasi organisasi dibatasi oleh heararki kewenangan yang formal.

2.3 Proses Pembentukan Budaya Organisasi

Selanjutnya, tentang proses terbentuknya budaya dalam organisasi. Munculnya gagasan-gagasan atau jalan keluar yang kemudian tertanam dalam suatu budaya dalam organisasi bisa bermula  dari mana pun, dari perorangan atau kelompok, dari tingkat bawah atau puncak. Taliziduhu Ndraha (1997) menginventarisir sumber-sumber pembentuk budaya organisasi, diantaranya : (1) pendiri organisasi; (2) pemilik organisasi; (3) Sumber daya manusia asing; (4) luar organisasi; (4) orang yang berkepentingan dengan organisasi (stake holder); dan (6) masyarakat.  Selanjutnya dikemukakan  pula bahwa proses budaya dapat terjadi dengan cara: (1) kontak budaya; (2)  benturan budaya; dan (3)  penggalian budaya. Pembentukan budaya tidak dapat dilakukan dalam waktu yang sekejap, namun memerlukan waktu dan bahkan biaya yang tidak sedikit untuk dapat menerima nilai-nilai baru.

2.4 Fungsi Budaya Organisasi

Robbins (2001), fungi budaya organisasi sebagai berikut :

1. Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dengan yang lain.

2. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.

3. Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan diri individual seseorang.

4. Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk dilakukan oleh karyawan.

5. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan.

Menurut Luthans (1998) budaya organisasi berfungsi :

1. Memberi sence of identity kepada anggota organisasi untuk memahami visi, misi, dan menjadi bagian integral dari organisasi.

2. Menghasilkan dan meningkatkan komitmen terhadap misi organisasi.

3. Memberikan arah dan memperkuat standar perilaku untuk mengendalikan pelaku organisasi agar melaksanakan tugas dan tanggung jawab mereka secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang telah disepakati bersama.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Sejarah Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Sejarah pembentukan Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat terjadi bersamaan dengan digulirkannya era otonomi daerah sebagai respons terhadap proses reformasi yang terjadi pada sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI), yang berubah dari sistem pemerintahan yang sentralistik ke desentralistik. Era otonomi daerah ditandai dengan diundangkannya UU No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah dan UU No. 25 Tahun 1999 tentang perimbangan keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah. Berdasarkan UU No. 22 Tahun 1999 wilayah NKRI dibagi dalam daerah Provinsi, kabupaten, dan daerah kota yang bersifat otonom, artinya daerah provinsi, kabupaten, dan daerah kota berwenang mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat menurut prakasa sendiri berdasarkan aspirasi masarakat, dan masing – masing berdiri sendiri serta tidak mempunyai hubungan hierarki satu sama lain.

Berdasarkan UU No. 22 Tahun 1999 pasal 11 bidang pendidikan dan kebudayaan merupakan salah satu bidang pemerintah yang wajib dilaksanakan oleh daerah kabupaten dan daerah kota, namun berdasarkan pasal 9 ayat 2, kewenagan tersebut menjadi kewenangan provinsi sebagai daerah otonom, apabila kewenangan tersebut menjadi tidak atau belum dapat dilaksanakan daerah kabupaten dan daerah kota. Karena itu berdasarkan UU No.22 Tahun 1999 pasal 60, 61 dan 62 maka Pemerintah Provinsi Jawa Barat membentuk perangkat daerah yang disebut Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat sebagai unsur pelaksanaan Pemerintah Provinsi Jawa Barat dalam bidang pendidikan. Dinas ini dipimpin oleh Kepala Dinas Pendidikan yang diangkat oleh Gubernur Jawa Barat. Kepala Dinas Pendidikan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah.Selain itu DISDIK JABAR mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a. Menyelenggarakan perumusan kebijakan teknis bidang pendidikan.

b. Menyelenggarakan koordinasi, pembinaan, pengendalian, fasilitasi dan pelaksanaan urusan pemerintah Daerah Provinsi di bidang pendidikan meliputi aspek kesekretariatan, pendidikan dasar, pendidikan menengah dan tinggi, pendidikan khusus dan pendidikan layanan khusus. Serta pendidikan anak usia dini non formal dan informal. 

c. Perumusan kebijakan teknis operasional dibidang pendidikan.

3.2. Visi dan Misi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat 

Adapun visi dan misi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :

3.2.1 Visi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

  Visi Dinas Pendidikan Jawa Barat adalah Terwujudnya Pendidikan Maju di Jawa Barat guna membentuk SDM yang berkarakter, cerdas, mandiri, menguasai IPTEK dan berbasis budaya Jawa Barat. 

3.2.2 Misi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Berikut adalah Misi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat yaitu.

1. Meningkatkan sistem dan tata kelola atau manajemen pendidikan yang maju. 

2. Mengembangkan pendidikan karakter berbasis keluarga dan mayarakat.

3. Meningkatkan layanan pendidikan bermutu yang merata dan terjangkau untuk semua.

3.3 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat

Adapun struktur organisasi Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut: Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang membawahi Sekretaris, Jabatan Fungsional, Kepala Bidang Pendidikan Dasar, Kepala Bidang Dikmenti, Kepala Bidang PLB, Kepala Bidang PNFI. Kemudian Sekretaris membawahi Kepala Subbag Perencanaan & Program, Kepala Subbag Keuangan dan Kepala Subbag Kepegawaian & Umum. Sub Bagian Kepegawaian Umum mempunyai sub dibawahnya yaitu Persuratan/Kearsipan, Kepegawaian, Poliklinik, Koperasi, Kendaraan, Humas & Hukum dimana penulis diberi kesempatan untuk melakukan praktek kerja lapangan, yang masing-masing sub bagian tersebut memiliki koordinator tersendiri didalamnya.

BAB IV

PENUTUP

Pada bab ini dipaparkan simpulan dan saran dari hasil wawancara dan pembahasan yang telah dilakukan oleh penulis. Simpulan dan saran ini didasarkan kepada pembahasan, seperti yang telah dipaparkan pada Bab III makalah ini.

4.1 Simpulan

Berdasarkan analisa tergambar dapat ditarik beberapa simpulan, yaitu diantaranya :

1. Bahwa pegawai telah memahami mengenai apa itu budaya organisasi dan pentingnya Budaya Organisasi di Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat, 

2. Bahwa ada 8 karakteristik primer yang menentukan budaya organisasi pada dinas pendidikan provinsi Jawa Barat, yaitu (1) Pengarahan, (2) Integrasi, (3) Dukungan dari manajemen, (4) Control, (5) Identitas, (6) Sistem imbalan, (7) Toleransi terhadap konflik, dan (8) Pola komunikasi. Kelima karakteristik primer ini sudah ada dan menjadi perilaku bagi anggota organisasinya. Sedangkan 2 karakteristik primer lainnya yaitu (1) Inisiatif individu, (2) Toleransi terhadap resiko belum tampak menjadi perilaku anggota organisasi secara keseluruhan.

4.2 Saran

1. Disarankan kepada Disdik Provinsi Jabar untuk menyiapkan kotak saran sehubungan dengan upaya untuk menjaring informasi dari pegawai maupun masyarakat terkait dengan budaya organisasi.

Sumber :

Tika, 2010. Budaya Organisasi Dan Peningkatan Kinerja Perusahaan. Jakarta : Bumi Aksara.

Mangkunegara. 2005. Perilaku Dan Budaya Organisasi. Bandung : Rafika Aditama.

Riani, Asri, 2011. Budaya Organisasi. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Ndraha. Taliziduhu, 1997. Budaya Organisasi. Jakarta : Rineka Cipta,

Ginting, Seriwati. 2013. Karakteristik Budaya Organisasi Pada Dinas Pendidikan Pemuda Dan Olahraga Kota Cimahi. Program PascaSarjana Unpad Bandung : Disertasi.

Pratama, Yoga. 2012. Pengaruh Budaya Organisasi Terhadap Kinerja Pegawai Pada Kantor Kecamatan Nanggung Kabupaten Bogor. Program Sarjana Ekstensi UI Depok : Skripsi.

Meysusanto, Ferry. 2012. Laporan Praktek Kerja Lapangan Di Bagian Pendidikan Formal dan Informal (PNFI) Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Barat. Program Diploma UNIKOM Bandung : Praktek Kerja Lapangan